Wil je je muziekproject goed organiseren dan is een projectplan een goed hulpmiddel. Wil je financiële steun bij je project gaan aanvragen (zie ook dit artikel over fondsen) dan is het zelfs onmisbaar. Een projectplan is een startdocument waarin een aantal hoofdvragen van het project worden beantwoord: Wat gaan we doen? Waarom? Hoe? Wanneer? Met wie? Het schrijven van het plan helpt de organisatie om alle ins en outs van een project te doordenken.

Een paar algemene tips:

• Hou goed voor ogen voor wie je het plan schrijft en bedenk dat bij de meeste lezers geen voorkennis aanwezig is. Leg dus alles goed uit.
• Het helpt ook om het projectplan te voorzien van illustraties, bijv. van foto’s van eerder gerealiseerde projecten, of een link naar een YouTube-filmpje of een voorbeeld van een oude concertposter.
• Laat tussendoor altijd iemand inhoudelijk meelezen. Missen we iets? Staat het in een logische volgorde?  Noemen we overal dezelfde aantallen of bedragen?
• Realiseer je ook dat bij het herschikken en herschrijven van tekst snel fouten kunnen optreden. Laat dus ook iemand met een kritisch oog voor taal meelezen en redigeren.
• Zorg dat je ook zelf enige afstand (in uren of dagen) neemt tot het geschreven plan, voordat je het afrondt en gaat versturen aan de fondsen.

Ellen van der Sar stelde een sjabloon van een projectplan voor je op. Dit document met alle relevante paragrafen en vragen die je in je plan moet beantwoorden is beschikbaar als PDF en ook als Word-bestand, zodat je het eenvoudig kunt gaan invullen voor jouw Luther/Bach-project.